Digitalizácia spolu s automatizáciou posledné roky naberajú na obrátkach, čím sa jednoznačne urýchľuje a zjednodušuje množstvo procesov aj v rámci biznisu. Napriek technologickému pokroku je však na celom svete jeden konzervatívny segment, ktorý sa až donedávna desiatky rokov výrazne nemenil – účtovníctvo.

Na trhu už síce dlhšiu dobu existujú fakturačné nástroje či väčšie firmy poskytujúce účtovníctvo čiastočne online – no v praxi je stále potrebné množstvo účtovníckej práce riešiť manuálne, ako napríklad párovanie platieb.

To sa rozhodli zmeniť dvaja Slováci, ktorí sa vo svojom novom projekte inteligentného fakturačného systému Accai snažia naplno využiť moderné technológie v oblasti digitalizácie a umelej inteligencie.

Accai – Ján Svočák a Pavol Grožaj sa s tímom rozhodli priniesť do skostnatelého účtovníckeho systému inovácie využitím najnovších trendov digitalizácie.

Online fakturácia novej generácie

Accai sa na prvý pohľad nemusí zjavne líšiť od ostatných podobných programov a online služieb. Jeho hlavnými hnacími silami sú automatizácia, nový trend v bankovníctve – „open banking“ a umelá inteligencia, ktorá postupne bude zohrávať čoraz väčšiu rolu. Okrem online fakturácie tak tvorcovia Accai vstupujú do oblasti plne digitalizovaného účtovníctva.

V doterajších fakturačných aplikáciách je hlavným výstupom možnosť exportovať zaevidované faktúry a poslať ich na ďalšie účtovné spracovanie – napríklad pri tvorbe daňového priznania. Accai však vďaka využitiu najnovších trendov v digitalizácii ide o krok ďalej a prináša prepojenie s automatizovaným účtovníctvom: „Firmy či živnostníci si môžu svoje faktúry nielen vystaviť a pozrieť, ale v Accai sa na pozadí rovno účtujú. Vrátane DPH, ak ste platcom,“ približuje Ján Svočák, tvorca Accai.

Toto priame evidovanie spolu s automatickým účtovníckym spracovaním na pozadí prináša aj ďalšie zaujímavé funkcie, ktoré tak platforma môže poskytovať. Okrem tvorby faktúr, klienti môžu napríklad prijaté faktúry uhrádzať na jeden klik priamo vo fakturačnom systéme bez nutnosti sa prihlasovať do svojho bankového účtu.

Je však nutné potvrdiť prihlasovacími údajmi transakciu v prostredí Tatra banky. Oproti iným podobným online službám Accai tiež dokáže prijaté faktúry zaúčtovať a správne kategorizovať. Chcem vyskúšať inovatívny účtovný systém→

Dve hlavné výhody automatizácie a umelej inteligencie v účtovníctve

• Znižuje sa chybovosť pri práci s faktúrami či účtovníckych úkonoch.
• Automatizácia výrazne skracuje dobu účtovania a v konečnom dôsledku zlacňuje účtovné služby.

Accai – Priame evidovanie faktúr spolu s automatickým účtovníckym spracovaním na pozadí prináša aj ďalšie zaujímavé funkcie, ako napríklad zobrazovanie stavu firemných financií v čase, čo umožní mať lepšiu kontrolu nad svojím cash-flowom.

Žiadne chyby a viac času na reálny biznis

Inteligentný fakturačný systém, akým je Accai, je dobrou správou pre samostatne zárobkovo činné osoby, no rovnako malé či stredné podniky – šetrí čas spolu s financiami a to hneď dvakrát. Jednak vďaka automatizácii odbúrava nutnosť vykonávať niektoré účtovné úkony manuálne ako doteraz, zároveň tiež znižuje chybovosť pri vypisovaní, platení či zúčtovaní firemných financií.

Nie je potreba zdĺhavo evidovať papierové ani elektronické faktúry, stačí si ich načítať do Accai pomocou QR kódu, ktorý umelá inteligencia na pozadí už aj priamo spáruje a zaúčtuje k ostatným.

To všetko v konečnom dôsledku efektívne šetrí financie, no najmä čas, ktorý si môžu ľudia následne užiť podľa svojej ľubovôle – či už ho strávia s rodinou, priateľmi, oddychom alebo rovno odbavením ďalších krokov k budovaniu svojho biznisu.

TASR/Michal Svítok - Automatické procesy s podporou umelej inteligencie znamenajú okrem šetrenia času aj elimináciu chýb, ktoré mohli nastať pri manuálnom pracovaní napríklad s faktúrami.

Automatické opatrenia voči neplatičom

Častým problémom v slovenskom biznise je neplatenie faktúr – či už ide o omeškanie platieb aj niekoľko mesiacov, alebo v tom horšom prípade úplne nevyplatenie. Okrem toho, že neplatenie faktúr na čas môže rozhádzať firemný cash-flow, samotné vypisovanie upomienok je nepríjemné po ľudskej stránke a zaberá čas.

„My momentálne vystavujeme cca 400 faktúr mesačne. Doteraz sme to robili tak, že sme si v priebehu mesiaca sadli, pozreli si, čo nie je zaplatené, a spolu s kolegom sme 4 hodiny posielali klientom maily, aby nám poplatili neuhradené faktúry. Keďže s niektorými firmami či ľuďmi máme aj osobnejší kontakt, často sa potom upomienky píšu nepríjemne a človek váha, aký tón použiť,“ opisuje svoju skúsenosť Ján Svočák.

Preto sa tvorcovia Accai v rámci využitia automatizácie rozhodli posvietiť si aj na túto problematiku. V systéme nastavili niekoľko typov pripomienok a upomienok, ktoré sa po dátume splatnosti automaticky rozošlú dotyčným osobám. Ak nepríde k reakcii, dostane sa na rad automatizované vymáhanie pohľadávok prostredníctvom platobného rozkazu.

„Uzávierka systému beží o ôsmej večer, takže ak je dnes splatnosť faktúry, rozpošlú sa automaticky upomienky. Často nám už 5 minút po zaslaní upomienok pípajú notifikácie o uhradách od klientov,“ hovorí na margo efektívnosti tohto automatického biču na neplatičov Ján Svočák.

Accai – Neuhrádzanie faktúr je na Slovensku veľkým problémom. Accai v tomto smere ponúka riešenie vo forme automatického odosielania upomienok podľa nastavených parametrov a rovnako tak automatizované vymáhanie pohľadávok prostredníctvom platobného rozkazu.

Za inováciou stojí skúsenosť aj trochu lenivosti

Sami majú okrem iného dlhodobú prax v oblasti účtovníctva, a preto vedia, ako veľa zbytočného času môžu zabrať niektoré úkony – či už z hľadiska účtovníkov alebo podnikateľov. Tvorba online faktúr je pohodlná a rýchla, no aj tak tieto faktúry treba občas tlačiť, preposielať a spolu s tým vypisovať maily.

Za inteligentným fakturačným systémom Accai stoja skúsenosti tvorcov úspešnej spoločnosti TaxWise, ktorú dokázali v priebehu niekoľkých rokov vybudovať na miliónovú firmu. Samotný Ján Svočák sa pokladá za sériového podnikateľa – „vyrába“ množstvo firiem, ktorými sa snaží uľahčovať podnikateľom prácu či riadenie firiem. Medzi inými napríklad aj Bright Ideas.

„Vlastním aj firmu na zakladanie eseročiek Bright Ideas, kde som tiež išiel cestou automatizácie. Vďaka tomu, že tento systém generuje xmlká, excely a iné potrebné veci sám, dokážem založiť s. r. o. za 10 minút. Pritom ak to robí človek manuálne, zaberie mu to minimálne 2 – 3 hodiny,“ pochvaľuje si princíp automatizácie a modernej technológie Ján Svočák.

Po niekoľkých úspešných biznisoch a dobre rozbehnutom TaxWise prišiel rad na Accai, za ktorého vytvorením stojí síce podľa slov Jána Svočáka stará dobrá lenivosť, no skôr ide o odmietanie zbytočnej práce.

„V tej dobe a ani teraz ešte nie sú naplno spustené plne digitálne riešenia. Hlavne sami sme si chceli zjednodušiť prácu, nebavilo ma prepisovať niečo, čo už raz bolo digitálne, teraz je to na papieri a treba to znova prepisovať – hľadal som teda cestu, ako čo najviac zautomatizovať niektoré z týchto procesov,“ komentuje.

Accai - Predstavitelia Accai Ján Svočák a Pavol Grožaj.

Budúcnosť „papierového“ účtovníctva nie je ružová

Tvorcovia Accai hovoria, že tvoria budúcnosť účtovníctva a ich presvedčenie potvrdzuje aj ich cielenie v rámci slovenského trhu. „Všetci živnostníci a 80 % s. r. o. – na to potenciálne cielime. Pre naozaj veľké firmy to nedáva zmysel, tam sú im k dispozícii iné robustné riešenia ako SAP a podobne,“ približuje ambície Accai Ján Svočák.

Na margo budúcnosti je ich predpokladom tiež stále väčšia automatizácia a využívanie umelej inteligencie, čím sa najpravdepodobnejšie doterajšia éra „papierového“ účtovníctva načisto blíži k svojmu koncu. „Pokiaľ takíto účtovníci neprejdú na digitalizáciu, myslím si, že šancu na prežitie nebudú mať. Netvrdím, že už o 3 roky, ale o 10 rokov tu už nebudú určite.

Je možné, že stále budú ľudia vyžadujúci osobný kontakt s účtovníkom, ale ľudská práca je čím ďalej, tým drahšia. Buď teda budú služby drahšie, alebo sa budú presúvať do online priestoru,“ približuje svoju víziu.

Čítajte viac z kategórie: Novinky