Aktuálna doba so sebou priniesla nové výzvy, ktorým museli ľudia v uplynulých mesiacoch čeliť v osobnom aj pracovnom živote. Mnohé obmedzenia spôsobili zmeny, ktorým sa museli prispôsobiť aj firmy aj zamestnanci a home office sa stal bežnou rutinou. Na spoluprácu v rámci firiem je pritom k dispozícii množstvo aplikácií.

My sme sa však v redakcii rozhodli dať šancu Microsoft Teams a lepšie sme spraviť ani nemohli. Ako nám toto rozhodnutie pomohlo zlepšiť každodenný pracovný život?

Teams nám v redakcii zabezpečil Telekom, ktorý každému klientovi poskytuje aj zákaznícku podporu. Telekom je strategickým partnerom Microsoftu a pomáha pri rozvoji cloudových riešení, pričom v prípade Teams ponúka jednotlivcom aj veľkým firmám riešenie na mieru.

Microsoft má vo svojom portfóliu niekoľko aplikácií vhodných pre tímovú komunikáciu. Donedávna sa mnohé spoločnosti mohli spoliehať najmä na Skype, Slack alebo rovno Messenger, no s modernejšími požiadavkami prišiel novší a prepracovanejší nástroj Teams.

Microsoft Teams je určené predovšetkým pre malé, stredné, ale aj veľké podniky. Poskytuje príjemné a prehľadné prostredie prispôsobené pre tímovú komunikáciu a spoluprácu online, kedy môžu účastníci využiť rad profesionálnych nástrojov určených na zdieľanie poznámok, či úpravu dokumentov v reálnom čase.

Microsoft

Teams je súčasťou Office balíkov Microsoftu, ktorý ich ponúka v rôznych verziách. Dostupná je aj bezplatná aplikácia, ktorá ale ponúka len základné možnosti. Omnoho lepšiu funkcionalitu používatelia získajú s predplatenou verziou v troch balíkoch – Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Premium a Office 365 E3.

Screenshot/FonTech

V platených verziách aplikácia poskytuje širšie možnosti využitia a funkcií. Bezplatná verzia ponúka len možnosť spolupráce a četovania, no pri platených verziách pribúdajú aj ďalšie aplikácie a služby zamerané na produktivitu, zabezpečenie komunikácie, jej správu a podporu. Aplikáciu je možné využiť ako na zariadeniach so systémom Windows, tak aj priamo vo webovom rozhraní prehliadača, či na zariadeniach s iOS a Android.

Pri porovnaní s inými aplikáciami určenými práve na tímovú komunikáciu a spoluprácu v skupinách má Microsoft Teams na vrch hneď v niekoľkých oblastiach. S kolegami vo firme môže používateľ priamo zdieľať nielen svoju obrazovku, ale tiež dôležité pracovné dokumenty (Word, Excel, PowerPoint) a upraviť ich v reálnom čase, vďaka čomu môžu byť rôzne projekty riešené rýchlejšie a efektívnejšie.

Klasické meetingy vo firmách potom nahrádzajú konferenčné videohovory, do ktorých sa môže pridať až 250 účastníkov. Pre veľké firmy sú dostupné aj online podujatia, do ktorých sa môže zapojiť až 10 000 ľudí. Navyše, ako doplnok získajú zákazníci k aplikácii Teams v najvyššom balíku aj audiokonferencie, telefónny systém a hovory cez verejnú telekomunikačnú sieť.

Samozrejmosťou sú potom audionahrávky jednotlivých stretnutí, čím je možné analyzovať rôzne predošlé rozhodnutia a zmeny v projektoch. Pre efektívne plánovanie stretnutí je dostupný aj nástroj naplánovania schôdzí.

Microsoft umožňuje využiť aj dôkladné zabezpečenie, ktoré je orientované na šifrovanie údajov, dvojfaktorové overovanie, či pokročilý audit. Spoločnosti sa tak nemusia obávať rizika úniku údajov. Navyše, dostupné je tiež prepojenie aplikácie Teams s ďalšími titulmi ako Trello (náš šéfredaktor ho používa na plánovanie článkov a zadeľovanie v rámci redakcie), Evernote alebo YouTube.

Screenshot/FonTech

Odrazovým mostíkom k využitiu ďalších nástrojov je hlavný panel s ponukou funkcií, pomocou ktorých dokáže používateľ prehliadať rôzne aktivity, notifikácie, využiť miestnosť pre konverzácie, pridávať a komunikovať s tímom, organizovať a plánovať udalosti, stretnutia v kalendári uskutočňovať volania a zdieľať súbory.

Screenshot/FonTech

Na spoločnú komunikáciu slúžia skupiny, v tomto prípade kanály, ktorých členovia sa môžu zúčastňovať aj konferenčných hovorov. Pri tímovej spolupráci je pritom možné pridávať nových členov tímu a taktiež manažovať viditeľnosť a zdieľanie dokumentov a iných súborov pre vybraných členov tímu.

Členovia skupiny dostávajú upozornenia, ktoré môžu byť označené podľa priority, a následne na ne môžu reagovať. V čete s kolegami je možné taktiež otvoriť prezentáciu alebo dokument, ktorý je potrebný pri riešení daného projektu.

Aby všetci spolupracovníci boli na virtuálnom stretnutí včas, môže byť schôdzka vo videokonferencii naplánovaná v kalendári.

Pokiaľ však niekto z tímu sa nebude môcť zúčastniť, celý konferenčný hovor je možné nahrať a zdieľať, aby tak mal každý prehľad o tom, čo sa na danej videokonferencii alebo audiokonferencii riešilo.

Screenshot/FonTech

K dispozícii je aj vytváranie plánov pre riadenie a organizovanie tímov. Týmto spôsobom môže vlastník, ktorý vytvoril tím, zadeľovať úlohy a každý člen tak bude presne vedieť, čo má robiť.

Screenshot/FonTech

Zhodnotenie

Pomocou funkcionalít a možností aplikácie Microsoft Teams sme tak mohli aj my v redakcii využiť nový spôsob pre tímovú komunikáciu, ktorá bola a v mnohých prípadoch ešte stále je aj v týchto časoch nesmierne užitočná a pomáha spravovať, organizovať a riešiť rôzne projekty v home office.

Pri nasadení a využití Teams v podnikovom prostredí majú zákazníci podporu zo strany spoločnosti Telekom, ktorá je strategickým partnerom Microsoftu, pomáha pri rozvoji cloudových služieb a podnikania.

Telekom poskytuje tiež poradenstvo a podporu pre aplikáciu Teams, pričom ponúka aj individuálny prístup a možnosť vytvorenia ponuky šitej na mieru pre konkrétne potreby menších a stredných spoločností, ale aj veľké firmy. Viac informácií nájdeš na oficiálnom webe Telekomu.

Pošli nám TIP na článok



Aplikácie